Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Voxgard, Inc. („Voxgard“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, verwendet und weitergibt, wenn Sie voxgard.com, das Voxgard-Dashboard und unseren Dienst der KI-Empfangskraft (zusammen der „Dienst“) nutzen, und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben. Sie gilt für unsere Geschäftskunden und deren Teammitglieder, für Besucher unserer Websites und — mit einer wichtigen Einschränkung, siehe unten — für Personen, die eine vom Dienst betriebene Telefonnummer anrufen oder ihr eine SMS senden.

1. Zwei Rollen: die Anrufer unserer Kunden und Sie

Wenn ein Anrufer mit einer KI-Empfangskraft spricht, die einer unserer Kunden eingerichtet hat, verarbeiten wir diesen Anruf — einschließlich Aufzeichnung und Transkript — im Auftrag dieses Kunden, der entscheidet, warum und wie die Daten verwendet werden. Wenn Sie ein solcher Anrufer sind, richten Sie Datenschutzanfragen bitte an das Unternehmen, das Sie angerufen haben; wir unterstützen unsere Kunden bei deren Erfüllung. Der Rest dieser Richtlinie beschreibt sowohl, was wir als Dienstleister tun, als auch, wie wir mit Daten umgehen, deren Zwecke wir selbst festlegen (Konten, Abrechnung, Website-Analyse).

2. Welche Informationen wir erheben

Kategorie	Beispiele
Kontodaten	Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht gespeichert), Firmenname und Kontaktdaten, Teammitglieder und Rollen
Anruf- und Nachrichtendaten	Anrufaufzeichnungen, Live- und gespeicherte Transkripte, KI-generierte Zusammenfassungen und Analysen, SMS-/MMS-Inhalte, Telefonnummern von Anrufern, Kontaktdatensätze, die unsere Kunden führen
Abrechnungsdaten	Abonnementtarif, Rechnungen, Nutzung (Gesprächsminuten). Kartendaten werden erhoben und gespeichert von Stripe, unserem Zahlungsdienstleister – wir speichern nur die Kartenmarke und die letzten vier Ziffern
Nachweise rechtlicher Zustimmungen	Welche Versionen der Bedingungen Sie akzeptiert haben, der als Unterschrift eingegebene Name, Zeitstempel, IP-Adresse und User-Agent des Browsers
Technische Daten	Protokolldaten, Geräte-/Browsertyp, IP-Adresse und — abhängig von Ihrer Cookie-Auswahl — Analyseereignisse auf unserer Marketing-Website

3. Wie wir Informationen verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um: den Dienst bereitzustellen und zu betreiben (Anrufannahme, Aufzeichnung, Transkription, KI-generierte Antworten und Zusammenfassungen); Konten zu erstellen und zu verwalten; Zahlungen und die nutzungsbasierte Abrechnung abzuwickeln; Servicemitteilungen zu senden (z. B. Nutzungswarnungen, Abrechnungshinweise); Support zu leisten; den Dienst zu schützen, Fehler zu beheben und ihn zu verbessern; und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht und verwenden Ihre Anrufinhalte nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle für Dritte.

4. Anrufaufzeichnung und KI-Verarbeitung

Anrufe, die der Dienst bearbeitet, werden aufgezeichnet und transkribiert, damit das angerufene Unternehmen nachlesen kann, was passiert ist, und von automatisierten KI-Systemen verarbeitet, um Live-Antworten, Zusammenfassungen und Qualitätsanalysen zu erstellen. Die Anforderungen an die Einwilligung in Anrufaufzeichnungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung; unsere Kunden sind dafür verantwortlich, ihren Anrufern alle erforderlichen Hinweise zu geben, und der Dienst unterstützt das Abspielen solcher Hinweise.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter an: (a) Dienstleistern / Unterauftragsverarbeitern — die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen: Zahlungsabwicklung (Stripe), Telefonie- und SMS-Anbieter (Telnyx), Anbieter für Sprache-zu-Text und Text-zu-Sprache, Inferenzanbieter für große Sprachmodelle, Cloud-Hosting und -Speicher sowie Transaktions-E-Mails; jeder von ihnen ist vertraglich verpflichtet, die Daten nur zur Erbringung seiner Leistung für uns zu verwenden; (b) unsere Kunden (Ihr Gespräch mit der Empfangskraft eines Unternehmens wird diesem Unternehmen angezeigt); (c) Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben; und (d) einen Rechtsnachfolger bei einer Fusion oder Übernahme, vorbehaltlich dieser Richtlinie.

6. Aufbewahrung von Daten

Konto- und Abrechnungsdaten werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist und soweit dies für Steuer- und Buchhaltungszwecke erforderlich ist. Anrufaufzeichnungen, Transkripte und Nachrichten werden aufbewahrt, solange das Konto des jeweiligen Kunden aktiv ist, damit das Unternehmen auf seinen Verlauf zugreifen kann; Kunden können einzelne Einträge im Dashboard löschen, und die Daten geschlossener Konten können 30 Tage nach Vertragsende gelöscht werden. Nachweise rechtlicher Zustimmungen werden so lange aufbewahrt, wie es zum Nachweis der Vereinbarung erforderlich ist.

7. Sicherheit

Wir setzen branchenübliche Schutzmaßnahmen ein: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), gehashte Passwörter, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Audit-Protokollierung für sensible Vorgänge. Zahlungskartendaten werden von Stripe verarbeitet und gelangen nie auf unsere Server. Kein System ist vollkommen sicher; im Fall einer Datenschutzverletzung benachrichtigen wir die Betroffenen wie gesetzlich vorgeschrieben.

8. Ihre Rechte

Je nach Wohnort (z. B. nach der DSGVO der EU bzw. des Vereinigten Königreichs oder dem kalifornischen CCPA/CPRA) haben Sie möglicherweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, wegen der Ausübung dieser Rechte nicht benachteiligt zu werden. Kontaktieren Sie uns unter info@voxgard.com und wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Wenn wir die Daten als Dienstleister eines unserer Kunden halten, leiten wir Ihre Anfrage an diesen weiter und unterstützen ihn. Nutzer in der EU und im Vereinigten Königreich können außerdem Beschwerde bei ihrer Aufsichtsbehörde einlegen.

9. Cookies und Analyse

Unsere Marketing-Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien nur entsprechend Ihrer Auswahl im Cookie-Banner; Analyse- und Werbe-Tags werden ohne Einwilligung nicht ausgelöst. Das Dashboard nutzt nur unbedingt erforderlichen Speicher (z. B. Ihre Anmeldesitzung).

10. Internationale Übermittlungen

Wir haben unseren Sitz in den Vereinigten Staaten und verarbeiten Daten dort sowie in den Regionen unserer Unterauftragsverarbeiter. Wo erforderlich, stützen wir grenzüberschreitende Übermittlungen auf geeignete Garantien (etwa Standardvertragsklauseln).

11. Kinder

Der Dienst richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder unter 16 Jahren; wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von ihnen.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir veröffentlichen Aktualisierungen hier und benachrichtigen Kunden bei wesentlichen Änderungen per E-Mail oder im Dashboard, bevor diese wirksam werden. Das oben angegebene Datum „Zuletzt aktualisiert“ gibt stets die aktuelle Fassung an.

13. Sprache

Diese Richtlinie ist auf Englisch verfasst. Übersetzungen dienen nur der Bequemlichkeit; im Falle von Widersprüchen ist die englische Fassung maßgeblich.

14. Kontakt

Voxgard, Inc. · info@voxgard.com

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) für Geschäftskunden ist auf Anfrage erhältlich unter info@voxgard.com.