Informativa privacy

La presente Informativa sulla privacy spiega come Voxgard, Inc. («Voxgard», «noi», «ci») raccoglie, usa e condivide i dati personali quando usi voxgard.com, la dashboard di Voxgard e il nostro servizio di receptionist IA (insieme, il «Servizio»), e quali scelte hai. Si applica ai nostri clienti business e ai membri dei loro team, ai visitatori dei nostri siti e — con un’importante precisazione più sotto — alle persone che chiamano o inviano SMS a un numero di telefono gestito dal Servizio.

1. Due ruoli: chi chiama i nostri clienti e tu

Quando qualcuno parla con un receptionist IA configurato da uno dei nostri clienti, trattiamo quella chiamata — comprese la registrazione e la trascrizione — per conto di quel cliente, che decide perché e come vengono usati i dati. Se sei una di queste persone, rivolgi le richieste relative alla privacy all’attività che hai chiamato; aiutiamo i nostri clienti a soddisfarle. Il resto della presente informativa descrive sia ciò che facciamo come fornitore di servizi sia come trattiamo i dati di cui stabiliamo noi le finalità (account, fatturazione, analisi del sito).

2. Informazioni che raccogliamo

Categoria	Esempi
Dati dell’account	Nome, email, password (conservata in forma hash), nome e recapiti dell’attività, membri del team e ruoli
Dati di chiamate e messaggi	Registrazioni delle chiamate, trascrizioni in tempo reale e archiviate, riepiloghi e analisi generati dall’IA, contenuto di SMS/MMS, numeri di telefono di chi chiama, schede contatto tenute dai nostri clienti
Dati di fatturazione	Piano di abbonamento, fatture, utilizzo (minuti di chiamata). I dati della carta sono raccolti e conservati da Stripe, il nostro processore di pagamento: conserviamo solo il circuito della carta e le ultime quattro cifre
Registri di accettazione legale	Quali versioni dei termini hai accettato, il nome digitato come firma, data e ora, indirizzo IP e user-agent del browser
Dati tecnici	Dati di log, tipo di dispositivo/browser, indirizzo IP e — in base alle tue scelte sui cookie — eventi di analisi sul nostro sito di marketing

3. Come usiamo le informazioni

Usiamo i dati personali per: fornire e gestire il Servizio (risposta alle chiamate, registrazione, trascrizione, risposte e riepiloghi generati dall’IA); creare e gestire gli account; elaborare i pagamenti e la fatturazione a consumo; inviare comunicazioni di servizio (ad esempio avvisi di utilizzo e di fatturazione); fornire assistenza; proteggere, correggere e migliorare il Servizio; e rispettare la legge. Noi non vendiamo dati personali e non usiamo il contenuto delle tue chiamate per addestrare modelli di IA generici per terzi.

4. Registrazione delle chiamate ed elaborazione tramite IA

Le chiamate gestite dal Servizio vengono registrate e trascritte perché l’attività che hai chiamato possa leggere cosa è successo, e vengono elaborate da sistemi di IA automatizzati per generare risposte in tempo reale, riepiloghi e analisi di qualità. I requisiti di consenso alla registrazione delle chiamate variano a seconda della giurisdizione; i nostri clienti sono responsabili di fornire a chi li chiama le informative necessarie, e il Servizio consente di riprodurle.

Condividiamo i dati personali solo con: (a) fornitori di servizi / sub-responsabili del trattamento che ci aiutano a gestire il Servizio — elaborazione dei pagamenti (Stripe), operatori di telefonia e SMS (Telnyx), fornitori di trascrizione vocale e sintesi vocale, fornitori di inferenza di modelli linguistici di grandi dimensioni, hosting e archiviazione cloud, ed email transazionali —, ciascuno vincolato per contratto a usare i dati solo per fornirci il proprio servizio; (b) i nostri clienti (la tua conversazione con il receptionist di un’attività viene mostrata a quell’attività); (c) le autorità, quando richiesto dalla legge; e (d) un successore in caso di fusione o acquisizione, nel rispetto della presente informativa.

6. Conservazione dei dati

I dati dell’account e di fatturazione sono conservati finché il tuo account è attivo e per il tempo richiesto dagli obblighi fiscali e contabili. Registrazioni, trascrizioni e messaggi sono conservati finché l’account del cliente titolare è attivo, così che l’attività possa accedere al proprio storico; i clienti possono eliminare i singoli elementi nella dashboard, e i dati degli account chiusi possono essere cancellati 30 giorni dopo la cessazione. I registri di accettazione legale sono conservati per il tempo necessario a dimostrare l’accordo.

7. Sicurezza

Usiamo misure di sicurezza standard del settore: crittografia in transito (TLS), password in forma hash, controlli di accesso basati sui ruoli e log di audit per le operazioni sensibili. I dati delle carte di pagamento sono gestiti da Stripe e non passano mai dai nostri server. Nessun sistema è perfettamente sicuro; in caso di violazione informeremo gli interessati come previsto dalla legge.

8. I tuoi diritti

A seconda di dove vivi (ad esempio ai sensi del GDPR UE/Regno Unito o del CCPA/CPRA della California), potresti avere il diritto di accedere, rettificare, cancellare, esportare o limitare il trattamento dei tuoi dati personali, nonché di non essere discriminato per averli esercitati. Contattaci a info@voxgard.com e ti risponderemo entro i termini previsti dalla legge. Se deteniamo i dati come fornitore di servizi di uno dei nostri clienti, inoltreremo la tua richiesta a quel cliente e lo assisteremo. Gli utenti di UE e Regno Unito possono anche proporre reclamo alla propria autorità di controllo.

9. Cookie e analisi

Il nostro sito di marketing usa cookie e tecnologie simili solo secondo le scelte fatte nel banner dei cookie; i tag di analisi e pubblicità non si attivano senza consenso. La dashboard usa solo archiviazione strettamente necessaria (ad esempio la tua sessione di accesso).

10. Trasferimenti internazionali

Abbiamo sede negli Stati Uniti e trattiamo i dati lì e nelle regioni dei nostri sub-responsabili. Ove richiesto, per i trasferimenti transfrontalieri ci basiamo su garanzie adeguate (come le clausole contrattuali standard).

11. Minori

Il Servizio è destinato alle aziende e non è rivolto ai minori di 16 anni; non raccogliamo consapevolmente i loro dati personali.

12. Modifiche alla presente informativa

Pubblicheremo qui gli aggiornamenti e, per le modifiche sostanziali, avviseremo i clienti via email o nella dashboard prima che entrino in vigore. La data di «Ultimo aggiornamento» riportata sopra indica sempre la versione vigente.

13. Lingua

La presente informativa è redatta in inglese. Eventuali traduzioni sono fornite solo per comodità; in caso di contrasto, prevale la versione inglese.

14. Contatti

Voxgard, Inc. · info@voxgard.com

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) per i clienti business è disponibile su richiesta a info@voxgard.com.